Den 13. november avholdt klubben medlemsmøte i forbindelse med distriktskontaktordningen. Møtet ble avholdt via Orgbrain og hadde 22 deltagere, inkludert fem styremedlemmer. Møteleder var styreleder Mika Josefine B. Hætta, som først presenterte resultatene fra undersøkelsen og fortalte om styrets videre arbeid.

Deretter ble det gjennomført en interaktiv del, hvor deltagerne svarte anonymt på ulike spørsmål gjennom en nettside kalt for Mentimeter. Her kom svarene opp i sanntid, slik at man enkelt kunne se resultatene og diskutere dem videre da det ble åpnet for innlegg og diskusjon. Her fikk styret mange gode og viktige tilbakemeldinger som tas med videre.

Presentasjonen fra møtet kan sees her
Resultatene fra interaktiv del kan sees her

Resultater fra medlemsundersøkelsen

Undersøkelsen hadde 83 respondenter, hvor 68% oppga at de ikke har deltatt på aktiviteter i regi av klubbens distriktskontakter, hovedsakelig fordi de ikke har visst om dem. Av de som har deltatt på aktiviteter, svarte 85% at de var svært fornøyde, spesielt med fellesturer og sosiale treff.

Det som ble trukket frem som hovedutfordringene for å delta er store geografiske avstander, manglende informasjon, og at mye ansvar hviler på hver distriktskontakt. Mange medlemmer etterlyser flere og hyppigere aktiviteter, og trekker frem at det sosiale er svært viktig.

I forslag til forbedringer mener mange det er hensiktsmessig å dele distriktene i mindre området for å gjøre avstandene kortere, få flere frivillige til å dele på oppgavene, og sørge for et bredere aktivitetstilbud. Mange etterlyser også mer og bedre informasjon, for eksempel med regelmessige e-poster om hva som skjer.

Styrets videre arbeid

Bakgrunnen for at styret nå ser på distriktskontaktordningen er at mange distrikter har vært inaktive over lengre tid, særlig etter covid. Da styret tok kontakt med distriktskontaktene for å høre om årsaken og spørre om hvordan vi kan få til å øke aktiviteten, ble det tydelig at det er krevende å opprettholde jevnlig aktivitet, og flere ønsket flere å trekke seg fra rollen. Dette gjorde at styret ønsket å evaluere ordningen og vurdere eventuelle justeringer før vi fikk på plass nye kontakter.

Styret planla å samle innspill på årsmøtet, men på grunn av forsinkelser og travel agenda ble det vedtatt å arrangere et medlemsmøte i stedet. Dette ble dessverre forsinket og har tatt lenger tid enn planlagt, men vi har nå mye innsikt og et godt grunnlag.

Nå gjelder det å finne ut av hvilke justeringer som vil gjøre ordningen mer robust og tilrettelegge for økt aktivitet, samt hvordan vi kan gjøre det mer attraktivt å bli distriktskontakt og ivareta de vi allerede har på en bedre måte.

Basert på tilbakemeldingene er det tydelig at kortere avstander, bedre kommunikasjon og økt samarbeid vil være noen av de viktigste forutsetningene for at vi lykkes. Det kommer vi til å fokusere mye på i 2025, da det er enormt viktig for klubben å ha gode arenaer for å møte andre medlemmer og legge til rette for aktivitet. En egen arbeidsgruppe kommer derfor til å utarbeide et revidert mandat for distriktskontaktordningen og vurdere andre tiltak for å styrke ordningen. Vi er allerede i gang med et av dem:

Kommunikasjonsgruppe

På forrige styremøte ble det vedtatt et mandat for en ny kommunikasjonsgruppe i klubben. Denne har følgende formål:

“Kommunikasjonsgruppen har som hovedoppgave å sørge for at klubbens medlemmer og interessenter er godt informert om klubbens aktiviteter, saker og nyheter gjennom ulike kommunikasjons- kanaler. Gruppen skal arbeide for å sikre en aktiv, oppdatert og engasjerende kommunikasjon, både på nett, i sosiale medier og i klubbens medlemsblad.”

Vi tror, og håper, at kommunikasjonsgruppa vil bli viktig for å synliggjøre distriktskontakt- ordningen og hjelpe distriktskontaktene med å informere om aktiviteter.

Her kan du lese fullstendig mandat.

Vil du bidra?

For å lykkes med distriktskontaktordningen trenger vi frivillige som ønsker å bidra til å skape aktivitet i sitt område. Vi kommer til å informere mer om revidert ordning når denne er på plass, men dersom du allerede er interessert i å bli distriktskontakt, ta gjerne kontakt på sekretar.jun@gmail.com!

Det samme gjelder dersom du kan tenke deg å bli med i kommunikasjonsgruppa.